Voimakas kasvu on monen alkavan yrityksen haaveena, mutta liiketoiminnan skaalautumisen malli ja haasteet arveluttavat. Yritystehtaan valmentaja Lennu Keinänen valaisee, miten kasvuyritys voi skaalata liiketoimintaansa kannattavasti ja selättää tyypilliset ongelmakohdat.
Skaalautuva liiketoiminta ei ole vain kansainvälisten teknologiajättien etuoikeus, vaan käytännössä millä tahansa kasvuhakuisella yrityksellä voi olla mahdollisuus skaalata omaa toimintaansa. Vauhdikasta kasvua voidaan saavuttaa lähes jokaisella liiketoiminta-alueella.
Skaalautumisen keskiössä on, että yritys pystyy kasvattamaan toimintaansa kustannustehokkaasti ilman, että sen kulut nousevat samassa suhteessa. Mittakaavan kasvaessa yrityksen toiminnasta tulee siis tehokkaampaa.
Yritystehtaan valmentaja Lennu Keinänen painottaa, että skaalautuvuus on ajattelumalli, joka koskettaa kaikkea yrityksen toimintaa.
”Skaalautuvassa liiketoiminnassa myynnin, markkinoinnin ja palvelun tuottamisen pitää olla kannattavaa yksittäisen asiakkaan tasolla, jotta toimintaan voidaan investoida lisää rahaa ja saada bisnes pyörimään nopeammin”, Keinänen kertoo ja jatkaa:
"Tuotannon puolella skaalautuminen tarkoittaa sitä, että tuotantokapasiteettia on mahdollista kasvattaa vastaamaan lisääntynyttä myyntiä. Esimerkiksi softafirman tapauksessa skaalautuvan ohjelmiston käyttöönotto onnistuisi ilman fyysistä asiakastukea yhä isommalle asiakasmäärälle.”
Liiketoiminnan skaalautuminen vaatii työtä etupainotteisesti. Suunnitelma kriittisten osa-alueiden ja prosessien kehittämiseksi pitää olla kunnossa. Olennaista on, että yrityksen johto kykenee viemään skaalautumisvaiheen aina suunnittelusta toteutukseen asti oikea-aikaisesti.
”Skaalautuminen vaatii kunnianhimoa ja tahtotilaa. Jotta skaalautuminen on mahdollista, omia ajatuksia täytyy pystyä kyseenalaistamaan rohkeasti. Usein skaalautuvat toimintamallit poikkeavat merkittävästi alan totutuista rutiineista.” Lue lisää skaalautuvan liiketoiminnan lähtökohdista.
Millaisia haasteita alkuvaiheen skaalautumisessa tulee tyypillisesti vastaan? Keinäsen mukaan yrityksessä ei välttämättä ole yhteisymmärrystä siitä, mitä skaalautumisen eri vaiheissa pitää tehdä eikä yrityksessä osata aikatauluttaa kehitysaskeleita asiakasmäärän kasvun mukaan.
”Sudenkuoppana on, että yritys investoi liian isoihin kehitysaskeleisiin liian aikaisessa vaiheessa. Esimerkiksi tuotantoprosessia ei kannata lähteä skaalaamaan ennen kuin tiedetään, että asiakkaat ovat oikeasti valmiita ostamaan.”
Keinänen näkee, että skaalautumisessa myynti ratkaisee yleensä muut ongelmat. Jos sopimuksia saadaan ensin asiakkaiden kanssa, tuotanto- ja toimitusprosessit voidaan hioa kuntoon kysynnän mukaan riittävälle tasolle. Etukäteen skaalattu tuotantoprosessi puolestaan johtaa vain korkeisiin pääomakustannuksiin, eikä myyntiä välttämättä saada aikaiseksi.
”Toimiva myynnin johtamisen järjestelmä on olennaisessa osassa. Myös tiimipelaamisen merkitys korostuu. Jos myyjät tekevät kauppaa yksilötasolla, se ei ole skaalautuvaa tekemistä. Kaikille myyntitiimin jäsenille tarvitaan onnistumisen kokemuksia ja yhteiset toimintamallit."
Yrityksen tuotteen pitää kuitenkin olla niin hyvä, että skaalautumisvaiheessa tuote toimii myös vaikkapa tuhannelle asiakkaalle, ei vain kymmenelle ensimmäiselle pilottiasiakkaalle. Muuten yritys voi joutua ongelmiin, kun myyntiä ja markkinointia aletaan skaalata.
Jos taas yritys menestyy jo varhain, saattaa syntyä harhainen illuusio, että kaikki sujuu hyvin. Todellisuudessa huippusuoritukseen on usein vielä aika paljon matkaa, joten skaalautuessa pelkkään hyvään suoriutumiseen ei kannata tuudittautua.
Erilaiset ohjelmistot ja digitaaliset palvelut ovat esimerkkejä skaalautuvuudesta. Softabisneksessä ohjelmiston arkkitehtuurin suunnittelu on jo alkuvaiheessa kaikki kaikessa: mitä isompi ohjelmisto, sitä monimutkaisempi toteutus. Tämä asettaa haasteita tiimin osaamisprofiilille. Ohjelmiston perusta tulee suunnitella niin, että asiakasmäärää on teknisesti mahdollista kasvattaa.
”Ohjelmiston ylläpidon ja tuotekehityksen kustannukset kasvavat helposti, kun käyttäjiltä tulevien vaatimusten lista kasvaa. Skaalautuvan ohjelmistoyrityksen pitää kyetä minimoimaan ylimääräiset ominaisuudet ja tarkastella kriittisesti, miten tuote toimii oikeasti suurille massoille.”
Skaalautuva yritys hakee jatkuvasti uudelleen muotoaan. Keinänen kannustaa käymään yrityksen asioita läpi isolla porukalla vähintään puolivuosittain, jotta yrityksessä tiedetään, mikä toimii ja mikä ei. Jotta skaalautuminen onnistuu, tarvitaan kaikkien osallistumista.
”Yrityksen johdon pitää olla valmis kuuntelemaan asiantuntijoita. Johto ei ole se, joka tietää kaiken, vaan antaa suunnan, mihin mennään. Yrityksen asiantuntijat tietävät, miten toimitaan.”
Nopeassa skaalautumisessa tiedon jakaminen ja toiminnan läpinäkyvyys ovat kriittisessä roolissa. Tiedon pitää olla saatavissa kaikille asianosaisille. Näin jokainen voi nostaa esille vastaan tulevia kehitysideoita ja ongelmakohtia.
Liiketoiminnan skaalautumisen haasteita voi pyrkiä ehkäisemään skenaarioajatusharjoitusten avulla. Tällöin tiimiltä voi kysyä: jos asiakasmäärä 10-kertaistuu, minkä kaiken pitäisi muuttua? Pohdinta valaisee tarpeellisia asioita ja auttaa priorisoimaan niiden toteutusta.
”Skenaarioajatusharjoitukset toimivat parhaiten, kun eri osa-alueista vastaavat henkilöt otetaan keskusteluun mukaan. Kasvavan asiakasmäärän mukaan voidaan suunnitella kehitysaskeleita, mitä kannattaa tehdä missäkin skaalautumisen vaiheessa”, Keinänen kuvailee.
Nykypäivänä tekoäly tekee asiantuntijatyöstä entistäkin tuottavampaa. Keinänen rohkaisee hyödyntämään tekoälyn mahdollisuuksia liiketoiminnan skaalautumisessa.
”Joissakin yrityksissä mennään edelleen tekoälyn käytön riskit edellä. Tekoälyn tuottavuushyödyt ovat kuitenkin niin isoja, että melkein kaikissa yrityksen funktioissa tehokkuus voidaan vähintään kaksinkertaistaa tekoälyn avulla. Edes mielikuvitus ei ole rajana tekoälyn käytössä.”
Miten liiketoiminnan skaalautumisen haasteita voisi sitten ennaltaehkäistä? Keinänen suosittelee keskustelemaan ensi alkuun asiantuntijoiden kanssa, koska yritys sokeutuu herkästi omalle tekemiselleen. Yritystehtaan Hautomossa sparrataan nimenomaan skaalautuvia kasvuyrityksiä.
Kun skaalautumisen askelmerkit ovat selvillä, yritys tietää, mitä sen pitää muuttaa ja kehittää. Seuraavaksi yritys luo rahoitussuunnitelman, joka tarjoaa suuntaviivat rahoituksen hankkimiseen. Rahoitus on polttoainetta, jolla skaalautuminen käytännössä toteutetaan.
”Rahoitusta on vaikeaa saada, jos skaalautumisen elementit eivät ole paikoillaan. Rahoittajat pyrkivät löytämään potentiaalisia ongelmakohtia skaalautumisessa. Siksi erityisesti tiimiin ja sen skaalautumiskykyyn pitää panostaa”, Keinänen toteaa ja lisää:
”Kun rahoitus on saatu, yrityksen täytyy ymmärtää tuotteen ja sen toimitusprosessin haasteet, koska liiketoimintaa ei ole päästy testaamaan vielä isoilla asiakasmäärillä.” Lue enemmän rahoituskelpoisuuden kehittämisestä.
Hautomo-valmentajat auttavat selättämään liiketoiminnan skaalautumisen haasteita. He tietävät, mitä ylipäätään voi skaalata ja mitä ei. Valmennuksessa pureudutaan yrityksen tarpeiden mukaan esimerkiksi rahoituksen hankkimiseen ja yrityksen johtamiseen elinkaaren vaiheesta toiseen.
Keinänen nostaa esille Hautomossa mukana olleen Powerestan, joka myy SaaS-palveluna ammattikeittiöille tuotannonohjausjärjestelmää. Kasvuyrityksellä oli jo ennestään vahva ja monipuolinen asiantuntijatiimi, mutta ei kokemusta liiketoiminnan nopeasta skaalaamisesta.
”Powerestan skaalautuminen lähti käyntiin Hautomon aikana. Kävimme läpi muun muassa rahoituskuvioita, tuotteen ominaisuuksia ja myynnin skaalaamisen malleja. Yritys sai tukea ja rohkaisua siihen, että liiketoimintaa on oikeasti mahdollista lähteä skaalaamaan maailmalle.”
Kaipaatko apua liiketoiminnan skaalautumisen haasteisiin? Hae mukaan Hautomoon!