Viestinnän automaatio voi tehostaa yritystoimintaa merkittävästi ja todella auttaa asiakkaita. Robottien käyttäminen puhelimitse tehtävään suoramyyntiin on kuitenkin kyseenalaista toimintaa, jonka asiakkaat kokevat häiritsevänä, ja aivan syystä. Millä tavoin puhelurobotti voi sitten tehdä yrityksen liiketoiminnasta tehokkaampaa?
On-Time Research Solutions Oy:n toimitusjohtaja Teemu Valkonen on juuri oikea henkilö kertomaan puhelurobotiikan hyödyntämisestä yritystoiminnassa. Yritystehtaan Hautomo-valmennukseen osallistuva On-Time on kehittänyt niin sanottuun kaikkikanavaiseen eli omnichannel-periaatteeseen perustuvan mobiiliviestintäalustan ja testannut puhelurobotin lukuisia erilaisia käyttötarkoituksia.
“Viestinnän automaatio mahdollistaa, että ihmiset voivat keskittyä muihin tehtäviin puheluiden sijaan. Joillain aloilla kyseessä ovat oikeasti elintärkeät tehtävät, ja robotiikka mahdollistaa resurssien kohdentamisen järkevästi”, Valkonen kertoo.
”Esimerkiksi julkisessa terveydenhuollossa hoitajat voidaan siirtää tärkeämpiin työtehtäviin pelastamaan ihmishenkiä. Lisäksi organisaation on mahdollista säästää miljoonia kuukausittain, jos puhelurobotteja hyödynnetään enemmän”, Valkonen jatkaa.
Robotit mukana pandemiaa torjumassa
Koronaviruspandemian myötä tarve digitaalisille ratkaisuille on kasvanut entisestään. Teemu Valkosen mukaan On-Timen tarjoama puhelu- ja viestintäautomatisaatio on digitalisaatiota parhaimmillaan. Yritys tähtää kansainvälisille markkinoille, joilla kysyntää mobiiliviestintäalustalle on jo olemassa.
”Me viemme suomalaista digitaalista palvelutuotetta maailmalle”, sanoo Valkonen.
On-Timen toimitusjohtaja on erityisen ylpeä siitä, että yritys on saanut olla mukana auttamassa koronaviruspandemian taltuttamisessa.
”Automaatioteknologian avulla saadaan yhteys mahdollisesti apua tarvitseviin ihmisiin, kuten vanhuksiin. Ihmiseltä voidaan kysyä, onko kaikki hyvin ja pystytään toimittamaan apua, jos hän sitä tarvitsee”, Valkonen sanoo.
”Sitran laskelmien mukaan teknologiamme avulla pystytään vapauttamaan arviolta 600 hoitajaa pois puhelintyöstä tekemään kriittisempiä toimenpiteitä.”
Yritystoiminnan kestävä pohja rakentuu eettisyydelle
On-Time haluaa liiketoiminnallaan myös puhdistaa puhelurobotiikan mainetta. Aiemmin häiritsevänä ja epäeettisenä koettu menetelmä on vastuullisesti toteutettuna loistava mahdollisuus auttaa laajempaa joukkoa ihmisiä ja tehostaa yritysten toimintaa. On-Timen missiona on toteuttaa puheluautomaatiota tavalla, joka on aina kunnioittava asiakasta kohtaan.
"Tarvittaisiin 2 500 ihmistä soittamaan saman verran puheluita kuin yksi robotti. Harvalla yrityksellä on mahdollisuutta palkata 2 500 ihmistä hoitamaan jotain viestintään liittyvää asiaa”
- Teemu Valkonen, On-Time Research Solutions Oy -
“Puhelurobottia voi hyödyntää asiakkuuden elinkaaren hallinnan eri vaiheisiin. Robotti on parhaimmillaan erityisesti rutiininomaisissa tehtävissä ja suurelle ihmisjoukolle tarkoitetussa viestinnässä. Esimerkiksi ajanvaraukset, maksumuistutukset tai asiakaskyselyiden tekemiset sopivat robotille erinomaisesti”, Valkonen kertoo.
Puhelurobotin konkreettisin vahvuus on sen kiistaton tehokkuus verrattuna ihmistyöhön. Robotti pystyy soittamaan 18 000 puhelua tunnissa, eli viisi puhelua sekunnin aikana.
”Tarvittaisiin 2 500 ihmistä soittamaan saman verran puheluita kuin yksi robotti. Harvalla yrityksellä on mahdollisuutta palkata 2 500 ihmistä hoitamaan jotain viestintään liittyvää asiaa”, Valkonen havainnollistaa.
”Meidän robottimme euromääräinen tuotto on erittäin selkeästi osoitettavissa ja tarkkaan laskettavissa."
Yritystoiminnan kestävä pohja rakentuu eettisyydelle
On-Timen tarina on saanut alkunsa kyselyiden toteuttamisesta. Puhelurobotin kehittäjä Pasi Matilainen oli mukana järjestössä, jolla oli tarve teettää kysely jäsenistölleen. Niinpä hän koodasi vapaa-ajallaan puhelurobotin, joka pystyisi suorittamaan kyselyn kustannustehokkaasti.
Vuonna 2017 Matilainen ja Valkonen tapasivat työn merkeissä ja päättivät kehittää teknologiaa eteenpäin puhelurobotista kokonaisvaltaisemmaksi mobiiliviestintäalustaksi. Vuonna 2019 Valkonen aloitti On-Timen toimitusjohtajana.
Valkosen mielestä puhelurobotti on tärkeä nimenomaan asiakassuhteiden kannalta.
“Asiakassuhteita voidaan hoitaa paremmin ja aktiivisemmin, sillä asiakkaisiin on mahdollista olla yhteydessä useammin ja viestiä heille ajankohtaisista asioista tehokkaammin. Meidän mobiiliviestintäalustallamme ei kuitenkaan saa tehdä myyntityötä puhelimitse – siihen tarkoitukseen se ei ole saatavilla. Sen sijaan puhelurobottia voi hyödyntää muun muassa markkinoinnissa, henkilöstöhallinnossa ja asiakasviestinnässä.”
”Olemme testanneet yli 50 erilaista käyttötapausta ja -kohdetta, ja lisäksi olemme analysoineet yli miljoona tällä alustalla soitettua puhelua. Tiedämme tarkkaan, millaiset käyttötapaukset sopivat puhelurobotille erityisen hyvin”, Valkonen summaa.
Hautomosta tukea kasvuun
On-Time on saavuttanut melko lyhyessä ajassa vankan aseman Suomessa, ja liiketoiminta on kasvanut nopeasti.
”Olemme saaneet erittäin hienoja, isoja ja arvostettuja suomalaisia sekä ulkomaisia yrityksiä asiakkaiksi”, Valkonen iloitsee.
Hänen mielestään Yritystehtaan Hautomo-valmennus on sopinut hyvin yrityksen kasvuvaiheeseen, ja Hautomon Performance Program on myös muistuttanut yrittäjän oman hyvinvoinnin tärkeydestä, joka hektisessä arjessa saattaa helposti unohtua.
”Valmennuksesta löytyy jokaiseen liiketoiminnan eri osa-alueeseen erikoistunut osaaja. Juuri tällaista ammattitaitoista tukea Hautomosta toivoinkin saavani.” 
Blogin on kirjoittanut Outi Kaarina Myllymäki
