Etätyöskentely on tullut monelle tutuksi kuluneen vuoden aikana. Etätyöskentely on pakottanut monet omaksumaan ja oppimaan uutta nopeasti ja vaatinut monelta muutosjoustavuutta. Toisaalta myös kokemus etätyöstä vaihtelee suuresti ihmisten välillä. Toisille etätyö on kuin kirosana ja toisille taas unelma – monille jotain siltä väliltä.
Pureuduimme vuoden ensimmäisessä Kahvikiihdytyksessä etätyöskentelyyn johtamisen näkökulmasta. Vinkkinsä antoivat Admicomin henkilöstöpäällikkö Helena Marjokorpi, Keski-Suomen Osuuspankin yrityspankin johtaja Juhana Jacksén sekä Novetosin valmentaja, business coach ja johdon konsultti Marjo Itäaho. Kokosimme blogiin asiantuntijoidemme keskeisimmät ajatukset etäjohtamisesta. Koko webinaarin voit katsoa Yritystehtaan YouTubesta.
Onnistuneen etäjohtamisen edellytykset
Etäjohtamisessa korostuu suunnitelmallisuus ja työn hallinta. Etäaikana korostuu erityisesti, että työn tavoitteet, raamit sekä odotukset ovat kaikille selkeitä. On tärkeää, että niin yhteiset kuin henkilökohtaiset tavoitteet ovat jokaiselle selkeät, ja että tavoitteista puhutaan.
”Suurin oppi etäjohtamisesta on ollut, että se vaatii äärimmäistä systematiikkaa ja suunnitelmallisuutta. On hyvä kalenteroida kaikki aina jokaisen tiimiläisen kontaktoinnista, kokouksiin ja kehityspalavereihin. Nämä voi kalenteroida kerralla, vaikka koko vuodelle, jolloin ei tule paniikkia, että kalenteri on täynnä ja yhteydenpito tiimiläisiin unohtuu”, Marjo Itäaho kertoi Novetosin kokemuksista
Työn suunnitelmallisuuden ja hallinnan parantamiseksi Osuuspankilla on käytössä muun muassa yhteiset viikkopalaverit maanantaisin ja perjantaisin.
”Maanantaisin käymme läpi tulevan viikon suunnitelmat, mitä on tulossa ja mitkä ovat tavoitteet. Perjantaina puramme yhdessä, miten viikko sujui, saatiinko kaikki suunnitelmien mukaan tehtyä ja päästiinkö tavoitteisiin”, Juhana Jacksén kertoi.
Vuorovaikutus ja yhteenkuuluvuus korostuvat etätyössä
Novetos teetti esimiehille tutkimuksen johtamisen haasteista viime keväänä. Tutkimuksesta kävi ilmi, että vuorovaikutus ja yhteenkuuluvuuden tunne koettiin erityisinä haasteina etäaikana. Kaikki Kahvikiihdytyksen vieraat korostivatkin, kuinka tärkeää yhteisöllisyydestä ja vuorovaikutuksesta huolehtiminen on, kun olemme etäällä.
”Jatkuva vuorovaikutus korostuu etenkin, kun ollaan etänä. On tärkeää olla entistä tiiviimmässä kanssakäymisessä toisten kanssa niin työasioissa kuin muutekin arkeen ja elämään liittyen”, Helena Marjokorpi totesi.
”On tärkeää luoda rakenteita, jotka mahdollistavat viralliset ja epäviralliset kohtaamiset sekä kohdata esimiehenä yksin ja yhdessä eri välineitä hyödyntäen. Erittäin tärkeää on olla esihenkilönä tavoitettavissa. Me janotaan tällä hetkellä kuulluksi ja nähdyksi tulemista, mikä vaatii esimieheltä aitoa läsnäoloa keskustellessa tiimiläisten kanssa”, Marjo painotti.
Etämoodissa työskentely asettaa myös ajallisen haasteen johtajille. Yhteisöllisyys, yhteistyö ja tiimin sisäinen vuorovaikutus eivät synny itsestään, niitä pitää johtaa. Sekä Helena Marjokorpi että Juhana Jacksén kertoivat, että etäjohtaminen vaatii ihan uudella tavalla aikaa. Ennen nopea ajatustenvaihto tai palautteenanto on hoitunut nopeasti toimistolla työn ohessa. Etäaikana spontaanit kohtaamiset vähentyvät ja keskustellakseen pitää erikseen varata aika, jos toista on vaikea tavoittaa vaikkapa soittamalla.
”Yhteisöllisyyden eteen pitää tehdä tietoisesti töitä ja yhteisön kautta luoda mahdollisuuksia hyvinvoimiseen töissä.”
- Helena Marjokorpi
”On elintärkeää huomioida kaikki johdettavat. Ei vain niitä, jotka ovat itse aktiivisia ja paljon äänessä, vaan myös ne, jotka eivät pidä itsestään suurta ääntä”, Juhana korosti.
Koska etäarki ei mahdollista aina spontaaneja keskusteluja, on monilla käytössä pikaviestintäkanavissaan epävirallisempi kanava, jonne voi laittaa kuvia ja asioita työn ulkopuoleltakin.
”Etäaikana on merkityksellistä nähdä, että olemme kaikki edelleen ihmisiä ja puhua muustakin kuin vain töistä”, Marjo sanoi.
Kaikilla vieraillamme oli käytössä myös epäviralliset etäkahvit kerran viikossa. Helena korosti, että yhteisöllisyyden eteen pitää tehdä tietoisesti töitä ja yhteisön kautta luoda mahdollisuuksia hyvin voimiseen töissä.
”Olemme pitäneet virtuaalisia henkilöstöpäiviä. Näiden lisäksi meillä on joka perjantaina yhteinen kahvittelu, jossa ei ole agendaa ja puhutaan, mitä mieleen tulee ja irtaudutaan työmoodista. Olemme kokeneet tärkeäksi luoda epävirallisia keskustelupaikkoja eri kokoonpanoilla etäarjen keskelle”, Juhana kertoi.
Toisinaan kivaa vaihtelua tuo myös etäkahvien pito jollain agendalla. Kahveja voi juoda esim. käsitöiden ja askartelujen merkeissä, täyttämällä yhdessä ristikkoa tai sudokua tai opettelemalla uusia ominaisuuksia käytössä olevista sovelluksista ihmetellen ja yhdessä mokaillen.
”Yhteisöllisyyttä voi tuoda myös virallisempiin palavereihin niin, ettei heti mennekään agendalle, vaan otetaan jotain kevyempää tekemistä alkuun”, Helena ehdotti ja muistutti, että etäaika vaatii paljon esihenkilöltä.
”Tekemisiin on hyvä osallistaa myös tiimiläisiä, ettei kaikki kaadu esihenkilön työpöydälle. Voidaan miettiä yhdessä ideoita, mitkä asiat lisäisivät yhteisöllisyyttä ja niiden toteuttamista voidaan vastuuttaa myös tiimiläisille. Esimerkiksi kävelypalaverit työpäivän aikana ovat mukavia piristyksiä työpäivään”, Helena korosti.
Hiljaisten signaalien tunnistaminen on etäältä vaikeaa
Novetoksen tutkimukseen vastanneista liki 80% koki hiljaisten signaalien tunnistamisen vaikeaksi asiaksi etätyöskentelystä. Hiljaiset signaalit ja hyvinvointi nousivat puheisiin myös Kahvikiihdytyksessä. Erityisen vaikeaksi hiljaisia signaalien tunnistamisen tekee, jos emme näe toisia. Siksi esimerkiksi kameroiden pitäminen päällä etäkokouksissa on tärkeää.
”Tutkimuksetkin osoittavat, että on tärkeää pitää kameroita päällä. Visuaalinen aisti on meille ihmisille merkittävä tiedon keräämisessä ja yhteisöllisyyden luomisessa”, Marjo valottaa, mutta muistuttaa myös, että tutkimusten mukaan tämä on myös hyvin kuormittavaa aistijärjestelmällemme.
”Kameran edessä oleminen ei ole sama asia, kuin fyysisesti läsnä oleminen. Tämä vuoksi meidän aistijärjestelmämme on pikkuisen hukassa, kun se yrittää löytää niitä signaaleja, joita se muuten tunnistaisi ja niitä ei kameran kautta tule”, Marjo selitti.
Kolmikko on kokenut hyväksi, että kamerat pidetään auki palaverin alussa ja silloin, kun puhutaan itse. Jos seurataan jotain esitystä, niin kamera voi olla pois päältä, jolloin aistimme saavat hetken levätä.
”Esimiehenä on hyvä muistaa kysyä ”mitä kuuluu” tai ”kuinka jaksat” ja pyrkiä lukemaan ilmeitä ja eleitä. Ja jos olet epävarma, jonkun fiiliksestä, kysy”, Marjo terotti.
Kolikon kääntöpuoli
On myös tärkeää muistaa, että etätyöskentely myös mahdollistaa monia asioita muun muassa työntekeminen vapautuu. Moni on vapaa tekemään työtään ajasta ja paikasta riippumatta ja työpäivän kulkua voi rytmittää itselle sopivaksi. Muun muassa työn tauottaminen on helpompaa, mikä taas parantaa suorituskykyä ja jaksamista, joka taas nostaa työn tuottavuutta ja mielekkyyttä.
Työpäivän aikana on helpompi lähteä kävelypalaveriin, kun on kotona ja kaikki varusteet ovat lähellä. Myös taukotreenit vaikkapa kahvakuulien tai tanssin merkeissä on helppo toteuttaa kotona, kun kukaan ei ole näkemässä ja pienet hikikarpalot otsalla eivät haittaa! Jos kaipaat vinkkejä työpäivän tehokkuuden parantamiseen, käy lukemassa vinkkejä arkiaktiivisuuden asiantuntijalta! Jos kaipaat apua yritykseksi kasvun vauhdittamiseen, tutustu Yritystehtaan Hautomoon ja opinnollistettuihin valmennuksiin.
Kahvikiihdytys on neljä kertaa vuodessa järjestettävä aamunavaus, jossa käsitellään ajankohtaisia ja kiinnostavia teemoja tarjoten mahdollisuuksia oman osaamisen kehittämiseen ja uuden oppimiseen. Tapahtumat sopivat kaikille, erityisesti yrittäjyydestä ja liiketoiminnasta kiinnostuneille henkilöille, tiimeille ja miksei organisaatioillekin. Kahvikiihdytykset järjestetään yhteistyössä Jyväskylän Nuorkauppakamarin, Yritystehtaan, Keski-Suomen Kauppakamarin ja Keski-Suomen Yrittäjien kesken. Tsekkaa tulevat Kahvikiihdytykset!
