KPI-mittari on konkreettinen työkalu, jonka avulla yrityksen toimintaa voi kehittää ja ohjata oikeaan suuntaan. Kasvuyritys PoweResta sai Hautomosta arvokasta oppia, miten KPI-mittareita kannattaa hyödyntää pitkäjänteisen kasvun tukena. Yrityksen avainlukuihin voi aina luottaa.
Kasvuyritys ei menesty itsestään. Jotta liiketoimintaa on mahdollista kehittää tavoitteellisesti, avuksi kannattaa valjastaa sopivat KPI-mittarit (engl. Key Performance Indicator). KPI-mittareiden avulla yritys pystyy seuraamaan suorituskykyään ja yltämään tavoitteisiinsa.
Käytännössä KPI-mittareita kannattaa hyödyntää yrityksen jokapäiväisen johtamisen ja strategisen päätöksenteon tukena. Ilman tärkeitä mittareita kasvuyrityksen nousukiito voi tyssätä alkuunsa.
PoweResta on vuonna 2019 perustettu IT-alan yritys, joka lippulaivatuote on ammattikeittiöiden tuotannonohjausjärjestelmä. Yritys lähti mukaan Hautomo-valmennukseen maaliskuussa 2022, kun se kaipasi arkisen operatiivisen toiminnan rinnalle ulkopuolista asiantuntijasparrausta.
Perustajakolmikko – Petteri Malinen, Olli Heimonen ja Tomi Laamanen – oli saanut firman hyvään vauhtiin koronan aiheuttamasta kurimuksesta huolimatta. Vaikka isompia ongelmia ei ollut näköpiirissä, valmentaja Marko Sorri kannusti yritystä ottamaan haltuun olennaiset KPI-mittarit.
”Olimme alusta saakka pitäneet kirjaa tunnusluvuistamme, mutta Hautomossa aloimme mitata liiketoimintaamme järjestelmällisesti KPI-mittareiden avulla. Marko opasti, mitä mittarit tarkoittavat ja miten niitä käytetään”, PoweRestan asiakkuusjohtaja Petteri Malinen kertoo.
Yritys kerää säännöllisesti keskeisimpiä avainlukujaan pääosin laskutuksesta ja sopimuskannasta. Ydintiimillä on omat vastuualueensa, joiden mukaan he merkitsevät ajantasaiset luvut KPI-mittareihin. KPI-raportti kokoaa eri lähteet yhteen kuukausittain.
”KPI-mittareiden tehokas käyttö edellyttää sitä, että olemme sitoutuneet päivittämään lukuja koko ajan. Mittareita ei kuitenkaan kannata ylläpitää vain tekemisen ilosta, vaan lukujen analysoinnille täytyy ottaa aikaa. Me tutkimme yrityksemme lukuja aina kuukausipalaverissa.”
KPI-mittareiden valinta ei perustu arpapeliin
Miten oikeat KPI-mittarit kannattaa valita? Samat mittarit eivät päde jokaiseen kasvuyritykseen, ja mittareita on tarpeen päivittää aika ajoin. Esimerkiksi yrityksen liiketoimintamalli, toimiala ja strategiset tavoitteet määrittävät, mitkä ovat kullekin yritykselle tärkeimpiä seurattavia lukuja.
Heti Hautomo-valmennuksen alussa PoweResta sai Sorrilta apua, mihin lukuihin kasvuyrityksen on tarpeen keskittyä. Tällöin on olennaista kysyä, mitä tarkoitusta varten yritys aikoo käyttää lukujaan. Esimerkiksi: haluaako yritys pitchata itseään rahoittajille vai ensisijaisesti petrata omaa kasvuaan?
PoweResta seuraa aktiivisesti etenkin viittä KPI-mittaria: kuukausilaskutusta, toistuvaa laskutusta, keskikaupan arvoa, uusien asiakkaiden määrää ja asiakaspoistumaa. Malisen mukaan mittarit oli helppo sisäistää, koska niistä saatava hyöty oli nähtävissä heti.
”Luvut eivät valehtele koskaan. Näemme esimerkiksi tarkat prosenttiluvut, miten liikevaihtomme on kasvanut ja minkä verran olemme saaneet uusia asiakkaita tietyllä aikavälillä. KPI-mittareiden ansiosta bisnestä ei tarvitse miettiä fiilispohjalta.”
”Kuukausilaskutus on meille kaikista tärkein mittari, koska SaaS-palvelumme perustuu jatkuvaan kuukausilaskutukseen. Kun seuraamme kuukausilaskutuksen kehittymistä, pystymme todistamaan, millainen arvo sopimuskannallamme on.”
Toistuva laskutus puolestaan osoittaa yrityksen kasvupotentiaalin, jos se pysyy kasvussa koko ajan. Säännöllisen laskutuksen ansiosta yritys pystyy ennakoimaan sisään tulevaa rahan määrää.
Keskikaupan arvo kertoo, minkäkokoista kauppaa yritys keskimäärin tekee. Jos keskikaupan arvo nousee, pienempi asiakasmäärä riittää saavuttamaan myyntitavoitteet. Tällöin uusien asiakkaiden määrä ei ole yhtä kriittinen.
Asiakaspoistuma kuvaa tilannetta, jossa niin sanotusti perälauta vuotaa. Tällöin ei auta, vaikka uusia asiakkaita tulisi lisää, jos niistä tulee pian entisiä asiakkaita. PoweResta on satsannut asiakastyytyväisyyteen, jotta asiakaspoistuma on pysynyt mahdollisimman pienenä.
Oletko sinä kartalla kasvuyrityksesi talouden muista tärkeistä tunnusluvuista? Lue lisää, jotta saat realistisen tilannekuvan yrityksestäsi.
KPI-mittareiden käyttö tuo mitattavia hyötyjä
Kun KPI-mittareita käytetään oikeaoppisesti ja pitkäjänteisesti, liiketoimintaa voidaan mitata objektiivisesti. Selkeät KPI-mittarit auttavat yrityksen johtoa arvioimaan, ennustamaan ja kehittämään liiketoimintaa todelliseen dataan pohjautuen.
”Luvut eivät valehtele koskaan. Näemme esimerkiksi tarkat prosenttiluvut, miten liikevaihtomme on kasvanut ja minkä verran olemme saaneet uusia asiakkaita tietyllä aikavälillä. KPI-mittareiden ansiosta bisnestä ei tarvitse miettiä fiilispohjalta.”
KPI-luvuista on mahdollista päätellä, mitä, milloin ja kenelle yrityksen tuotteita tai palveluita kannattaa myydä. Luvut paljastavat, mikä on vaikkapa paras aika tavoitella kutakin asiakasryhmää.
Kun yritys seuraa KPI-mittareita säännöllisesti ja aktiivisesti, se voi tehdä tarvittaessa peliliikkeitä. Toiminnan ohjaaminen tiettyyn suuntaan ja oikeaan aikaan voi tarjota kallisarvoista kilpailuetua.
”Esimerkiksi jos asiakaspoistuma alkaa kasvaa, tiedämme, että palvelussa on todennäköisesti jotain pielessä. Voimme reagoida tilanteeseen saman tien. Jos taas asiakkaita tulee koko ajan lisää, todennäköisesti palvelu maksaa liian vähän ja voimme nostaa hintoja”, Malinen havainnollistaa.
PoweResta on kerännyt olennaisia avainlukujaan jo parin vuoden ajan, joten se pystyy vertaamaan KPI-mittareiden avulla nykyistä tilannettaan aiempaan. Yritys näkee konkreettisina lukuina sekä liiketoiminnan kehittymisen että mahdolliset notkahdukset.
”Tällaisella KPI-mittaristolla pystymme myös vertaamaan meitä muihin samankaltaisiin yrityksiin, jotka toimittavat SaaS-palvelua. Yrityksen ei siis tarvitse toimia edes samalla sektorilla tai samojen asiakkaiden parissa kuin me.”
Malinen kertoo katsovansa bisnestä ja startup-yrittäjyyttä nyt ennemmin maratonina kuin sprinttinä. Liiketoiminnan kehittäminen on jatkuvaa työtä, jota KPI-mittareiden käyttö tukee. Mittarit antavat tarkan kuvan menneisyydestä ja luovat realistisen näkymän tulevaisuuteen.
